Ordinadocumenti – Servizio in outsourcing per la gestione delle richieste di accesso agli atti delle Pratiche Edilizie cartacee e digitali.

Ordinadocumenti permette di delegare al fornitore tutte le attività riguardanti la gestione delle richieste di accesso agli atti per la consultazione delle Pratiche Edilizie pregresse ancora conservate in cartaceo e di quelle nuove già in formato digitale. Resta a carico del Comune la sola attività di verifica della domanda e l’autorizzazione per la messa a disposizione del file digitale al richiedente.

II servizio viene erogato dal fornitore in autonomia, senza coinvolgere il sistema informatico dell’Ente, tramite il portale dedicato in Cloud. Il servizio, in attività da oltre quattro anni, ha riscontrato adesioni da più Comuni e apprezzamenti positivi da Architetti, Geometri, Periti e da organizzazioni professionali e commerciali interessate.

Per consultare l’elenco dei Comuni che già utilizzano il servizio premere sul seguente link: www.ordinadocumenti.it

L’applicativo ordina.documenti ha ricevuto la qualificazione da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID). Qualificazione visibile tramite il seguente link: https://catalogocloud.agid.gov.it/service/2840

Come funziona il servizio

Il fornitore ricevuto l’ordine, dopo aver catalogato e trasferito tutti i faldoni contenenti le pratiche edilizie nei propri locali – certificati dalla Soprintendenza Beni Culturali, dai VV.FF., ISO 9001:2015 e custoditi a norma privacy – provvede a mettere a disposizione, sul portale dedicato in Cloud, tutte le informazioni per la ricerca e richiesta della pratica edilizia.

L’utente, dopo essersi registrato al portale tramite ID e PW, provvede: a ricercare e ordinare le pratiche, al pagamento degli oneri, a scaricare e compilare il modulo di accesso agli atti da inoltrare al Comune tramite PEC o direttamente allo sportello unico/protocollo.

Mentre il Comune esamina la richiesta e concede l’assenso telematico alla trasmissione del file, il fornitore provvede a prelevare la pratica dai propri locali ed a scansionare l’intera pratica compresa la cartellina. Rilevato, l’autorizzazione alla trasmissione del file da parte del Comune ed il pagamento, il fornitore provvede a mettere a disposizione il file sul portale dove l’utente ha effettuato la richiesta. La messa a disposizione del file viene anche anticipato da una e-mail all’indirizzo dell’utente richiedente.

Ai tecnici del Comune, opportunamente profilati, viene concessa la possibilità:

– di visionare. prima di concedere l’autorizzazione, l’intero file della pratica e chiedere di far ripulire il file dai documenti non pertinenti alla richiesta ricevuta;

– di ordinare le pratiche edilizie, necessarie per l’attività istituzionale, senza alcun onere a carico del Comune.

per alcuni Comuni, che desideravano non trasferire il proprio archivio presso i nostri locali, abbiamo elaborato una modifica al servizio Outsourcing.

Questa modifica consiste nel procedere comunque con la ricognizione e catalogazione analitica di tutte le pratiche edilizie necessaria per popolare i campi di ricerca, e di far ritirare periodicamente le pratiche dal Comune, a nostro onere e carico, tramite nostri mezzi o tramite corrieri assicurati e con tracciamento dei viaggi di ritiro e di riconsegna.

Ricevute le pratiche edilizie il servizio riprende il suo iter regolare, lasciando al Comune il vantaggio di sostenere solo il costo iniziale della ricognizione/catalogazione senza altro onere per il futuro se le richieste annuali di pratiche edilizie superano quota mille.

– liberare risorse umane da destinare ad altre attività;

– liberare spazi destinati agli archivi da convertire nuovi uffici, sale riunioni, depositi o altro;

– Liberare risorse economiche con la riduzione di eventuali costi di locazione degli spazi di archivio;

– avere una ricognizione completa di tutte le pratiche e mantenere la loro integrità evitando perdite e manomissioni dei documenti;

– eliminare gli accessi agli uffici da parte degli utenti, in quanto il servizio viene svolto totalmente per via telematica.

– realizzare la digitalizzazione delle pratiche edilizie pregresse cartacee, senza sostenere alcun onere, in quanto il fornitore mette a disposizione del Comune tutti i file delle pratiche digitalizzate.

– sostenere costi iniziali, una tantum, per il confezionamento, il trasferimento e la catalogazione delle pratiche;

– sostenere il costo del canone annuale di deposito delle pratiche presso i locali del fornitore e della licenza d’uso del SW. Tale costo può anche essere azzerato nel caso in cui il Comune autorizzi il fornitore ad aumentare il costo della richiesta della pratica, posto a carico del richiedente.

Il costo che proponiamo, previo accordo con il Comune, per la richiesta di una singola pratica è di:

– Euro 18,00+Iva per la richiesta ordinaria, da evadere entro15-20gg. lavorativi data richiesta.

– Euro 22,50+Iva per la richiesta urgente, da evadere entro 4/7gg. lavorativi data richiesta.

I tempi di evasione possono variare nel caso in cui il Comune non abbia comunicato l’assenso alla trasmissione del file.

Il Comune sostiene:

–  il costo iniziale: per servizio di confezionamento e di trasferimento delle pratiche edilizie presso i locali del fornitore. Costo al momento non stimabile in quanto non si conosce il luogo dove sono conservate le pratiche e la località da dove queste devono essere ritirate. Tali servizi possono anche essere affidati direttamente dal Comune ad una ditta di facchinaggio e trasporti di sua fiducia;

–  il costo del primo anno, che comprende:

•    la ricognizione e catalogazione analitica delle pratiche edilizie, necessaria per reperire le informazioni per i campi di ricerca della procedura per effettuate le richieste delle pratiche;

•   la custodia e conservazione pratiche nei locali del fornitore;

•   la licenza d’uso del SW cloud Ordinadocumenti,

per un ammontare complessivo, fino a 10.000 pratiche, di Euro 9.500,00+Iva;

– il costo del secondo anno e successivi, che comprende:

•   la custodia e conservazione pratiche nei locali del fornitore;

•   la licenza d’uso del SW cloud Ordinadocumenti,

per un ammontare complessivo, fino a 10.000 pratiche, di Euro 2.700,00+Iva.

Per quantità superiori a n 10.000 pratiche edilizie viene rilasciato preventivo personalizzato.

La durata minima dell’affidamento del servizio “Ordinadocumenti” è di anni tre.

Il servizio è presente in Mepa – Acquistinretepa. Per trovarlo ricercare il codice prodotto: ORDINADOCUMENTI

Nel caso, viceversa, si voglia solo acquisire tramite scanner a colori le pratiche edilizie pregresse ancora conservate in cartaceo, consigliamo di utilizzare il nostro servizio GEPRED al costo a forfait, indipendentemente dalle dimensioni della pratica, di: Euro 7,90 + Iva.

 Prova la Demo di Ordinadocumenti:

accedi a www.ordinadocumenti.it seleziona un comune e registrati senza alcun impegno.

nel campo “ricerca” indicare ad esempio: numero concessione, nome intestatario, via, numero fascicolo, ecc.;

in basso, selezionare una pratica ricercata ed inserisca nel carrello, procedi con mostra carrello, completata le domande richieste e confermare l’ordine;

nel campo pagamento: non selezionare carta di credito, ma seleziona una delle altre modalità;

nel campo note: indicare che trattasi di demo;

al termine. ad ordine confermato, verranno fornite tutte le indicazioni per scaricare il modulo della domanda di accesso agli atti da presentare al Comune ecc. Il tutto verrà confermato con e-mail al indirizzo di registrazione.